Accordo per gli organizzatori

Da una parte l'associazione senza scopo di lucro non riconosciuta (associazione «di fatto») Board Italian Gamers (B.I.G.), contattabile a info@boarditaliangamers.it, nella persona del presidente Carmine Vattimo, titolare del trattamento dei dati personali (di seguito «BIG» o «il titolare»).

Dall'altra l'organizzatore che accetta questo accordo sul portale (di seguito «tu» o «il responsabile»).

Le parti concordano queste clausole per garantire la riservatezza, le libertà e i diritti fondamentali delle persone di cui si trattano i dati, come richiede il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR, Reg. UE 2016/679). Riguardano il passaggio dei dati da BIG all'organizzatore e, più in generale, il loro trattamento nei limiti dei permessi che il portale gli dà.

La gestione e l'organizzazione dei tornei e degli eventi del circuito BIG, attraverso il portale.

Tratti i dati dei giocatori che partecipano ai tuoi tornei (nome, cognome, Player ID, recapiti, iscrizioni, risultati) e quelli dell'elenco dei giocatori del circuito che trovi nel manager (nome, cognome, Player ID, email, telefono) solo per queste finalità:

• gestione generale dei partecipanti e rilevamento del loro grado di soddisfazione;
• programmazione delle attività ludiche;
• creazione di profili ad uso interno;
• inserimento nelle classifiche che nascono dai tornei;
• comunicazioni su date e modalità di svolgimento dei tornei.

BIG ti autorizza a farti aiutare da un'altra persona che tratti i dati con te (per esempio un co-organizzatore del torneo), cioè a nominare un sub-responsabile.

In quel caso la nomini con un accordo scritto che le impone gli stessi obblighi di questo, e ne avvisi BIG. Rispondi verso BIG di quello che fa, a meno che tu non dimostri che un eventuale danno non dipende in alcun modo da te.

BIG dichiara e garantisce:

• che il trattamento dei dati personali, compreso il loro passaggio a te, avviene nel rispetto di tutte le norme sulla protezione dei dati;
• di averti chiesto di trattare i dati che ti affida solo per suo conto, nel rispetto delle norme e di queste clausole;
• di ritenere che tu offra garanzie sufficienti sulle misure di sicurezza richieste dal GDPR;
• che le misure di sicurezza sono adatte a proteggere i dati da distruzione accidentale o illecita, alterazione, comunicazione o accesso non autorizzati e da ogni altro trattamento illecito, con un livello di sicurezza adeguato ai rischi e alla natura dei dati.

Per i tornei che organizzi, dichiari e garantisci:

1. di trattare i dati personali solo per conto di BIG, secondo le sue istruzioni e queste clausole;
2. di avvisare subito BIG se per qualunque motivo non puoi rispettarle: in quel caso BIG può sospendere il passaggio dei dati o chiudere l'accordo;
3. di dire a chi si iscrive ai tuoi tornei, anche a chi non è registrato sul portale, che nome, cognome e risultati compaiono sul sito di BIG, nelle classifiche e nelle pagine dei tornei, e che l'informativa privacy è sul sito (boarditaliangamers.it/privacy): per esempio a voce all'iscrizione, nel messaggio con cui presenti il torneo o con un cartello al tavolo dell'accoglienza;
4. di aver adottato misure tecniche e organizzative di sicurezza adeguate prima di trattare i dati;
5. di accettare, se BIG lo chiede, verifiche sul trattamento da parte sua o di persone indipendenti, qualificate e tenute alla riservatezza, scelte da BIG;
6. di dare a BIG un aiuto ragionevole in un'eventuale valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR), per la parte che riguarda i dati che tratti per BIG;
7. di cancellare i dati quando le attività finiscono, tenendoli solo per il tempo strettamente necessario;
8. se ti fai aiutare da altre persone, di informarle di queste clausole: agiscono sotto la tua diretta ed esclusiva responsabilità, e ne dai i dettagli a BIG;
9. di non far trattare i dati in Paesi fuori dall'Unione Europea a nessun sub-responsabile, se non verso destinatari autorizzati per iscritto da BIG;
10. di avvisare BIG senza ritardo e comunque entro 24 ore da quando vieni a sapere, o sospetti ragionevolmente, di una violazione dei dati personali (per esempio un accesso non autorizzato o una perdita di dati);
11. se tieni i dati dei giocatori anche fuori dal portale (per esempio nel file del manager, in un foglio di calcolo o sul telefono), di custodirli su dispositivi e account protetti da password, a cui accedono solo tu e le persone che ti aiutano con il torneo; se organizzi per un'associazione, vale per i dispositivi e gli account che l'associazione usa per i tornei.

L'accordo vale finché organizzi tornei per il circuito. Quando smetti, o se BIG chiude l'accordo, cancelli i dati dei giocatori che hai ancora, salvo quelli che la legge ti obbliga a tenere.

Accetti questo accordo sul portale, spuntando la casella «Ho letto e accetto» e confermando. Il portale registra chi accetta, quale versione, il giorno e l'ora, l'indirizzo IP e il browser: questa registrazione vale come la tua firma.

Se l'accordo cambia, al tuo accesso successivo ti chiediamo di accettare la nuova versione prima di continuare a gestire i tornei.